Make.com (dawniej Integromat) – co to jest i jak automatyzować zadania?

Make.com (dawniej Integromat) to wizualna platforma no-code, która pozwala łączyć różne aplikacje internetowe i przesyłać między nimi dane bez pisania kodu programistycznego. Automatyzacja zadań w tym środowisku polega na budowaniu graficznych scenariuszy, gdzie konkretne zdarzenie w jednym systemie natychmiast wyzwala ciąg zaplanowanych akcji w innych programach, by wyręczyć człowieka w ręcznym przepisywaniu informacji. Więc po prostu ustawiasz reguły, a serwery same przerzucają pakiety informacji między Gmailem, systemem fakturowym i bazą danych.

Widzimy na rynku masowy odpływ użytkowników od starych, liniowych systemów w stronę rozwiązań wizualnych. Główna fraza Make.com (dawniej Integromat) – co to jest i jak automatyzować zadania pojawia się na spotkaniach zarządów równie często, co cięcia kosztów. Prawda jest zresztą absolutnie taka, że firmy mają dość płacenia programistom za proste spinanie API. Zamiast czekać na dział IT, analityk siada do przeglądarki, przeciąga kilka okrągłych bąbelków na wirtualnym płótnie i po dwóch godzinach ma gotowy przepływ danych. To działa. Zbudowaliśmy taki skrypt wczoraj rano.

Jak działają scenariusze i przepływ danych pod maską?

Większość ludzi myśli, że łączenie aplikacji to czarna magia z wiersza poleceń. Make.com (dawniej Integromat) – co to jest i jak automatyzować zadania, pyta dyrektor działu sprzedaży, po czym widzi kolorowe koła połączone przerywaną linią. Każde koło to moduł. Pierwszy moduł nazywamy wyzwalaczem. Czeka na sygnał. Kiedy wpadnie nowy e-mail ze specyficznym załącznikiem, wyzwalacz budzi cały scenariusz do życia. Pobiera załącznik. Przekazuje go dalej po linii do modułu numer dwa. Ten drugi moduł analizuje zawartość PDF. Trzeci moduł wrzuca wyciągnięte dane prosto do komórek w Arkuszach Google. Koniec pracy. Zero ludzkiej ingerencji.

Ale tu pojawia się problem mapowania danych. Aplikacje rzadko rozmawiają w tym samym dialekcie. System sklepowy nazywa imię klienta zmienną first_name. Twój program do wysyłki newsletterów oczekuje zmiennej Name. Musisz ręcznie kliknąć w pole modułu docelowego i wstawić tam odpowiedni znacznik z modułu początkowego. To wymaga odrobiny logicznego myślenia. System sam z siebie nie zgadnie, co chcesz przenieść. My zawsze sprawdzamy te połączenia po trzy razy, bo literówka w nazwie zmiennej wywala cały proces o ścianę na produkcji.

Siedzieliśmy we wtorek nad spięciem systemu BaseLinker z lokalnym oprogramowaniem księgowym dla małej hurtowni na wrocławskich Krzykach. Klient upierał się przy przesyłaniu pełnych adresów dostawy w jednym długim ciągu tekstowym. BaseLinker rozbijał to na ulicę, kod pocztowy i miasto osobno. Musieliśmy użyć wbudowanych funkcji tekstowych Make, żeby skleić te trzy zmienne w jeden ciąg przed wypchnięciem ich przez API do księgowości. To banalny przykład, ale pokazuje, dlaczego samo kliknięcie „połącz” rzadko wystarcza do poprawnego działania biznesu.

Wyzwalacze natychmiastowe czy harmonogramy odpytujące?

Mamy tu twardy podział architektoniczny. Wyzwalacze dzielą się na dwie kategorie. Webhooki nasłuchują aktywnie. Kiedy aplikacja zewnętrzna ma nową informację, sama uderza pod wygenerowany adres URL webhooka w Make. Scenariusz rusza w ułamku sekundy. Kosztuje to dokładnie jedną operację serwerową. Z kolei wyzwalacze typu „Polling” działają jak niecierpliwy kurier. Pukają do drzwi aplikacji co piętnaście minut i pytają, czy jest coś nowego. Znalazły coś? Uruchamiają proces. Nie znalazły? Zużywają operację na samo zadanie pytania. To marnotrawstwo zasobów. Zawsze WYMUSZAMY na klientach przechodzenie na webhooki, jeśli tylko dokumentacja zewnętrznego API na to pozwala.

Chociaż prawdę mówiąc brakuje nam twardych danych z zeszłego miesiąca na serwerach europejskich, więc wydaje się to tylko jedną z możliwych hipotez na omijanie limitów abonamentowych. Czasami stare systemy ERP po prostu nie potrafią wysłać webhooka. Wtedy musisz ustawić odpytywanie. I patrzysz, jak twój miesięczny limit dziesięciu tysięcy operacji znika w kilka dni, bo skrypt co minutę sprawdza pustą bazę danych.

Ile operacji zżera przeciętny proces w e-commerce?

Rozliczanie w modelu no-code opiera się na zużyciu operacji i transferze danych. Każde przejście pakietu przez pojedynczy moduł to jedna operacja. Zbudowanie prostego lejka z pięcioma modułami, który obsługuje sto zamówień dziennie, spali pięćset operacji. Spójrzmy na zestawienie obciążeń z naszych roboczych logów.

Od razu widać, gdzie leży problem. Iterator. To potwór pożerający limity konta. Wyjaśnijmy mechanikę jego działania, bo to absolutna podstawa zrozumienia tematu Make.com (dawniej Integromat) – co to jest i jak automatyzować zadania na większą skalę.

Routery, iteratory i agregatory. Jak zapanować nad tablicami danych?

Aplikacje rzucają w siebie tablicami. Tablica to zbiór elementów. Zamówienie w sklepie to pojedynczy obiekt, ale lista produktów w tym zamówieniu to już tablica. Może mieć jeden produkt, może mieć ich osiemdziesiąt. Zwykły moduł Google Sheets nie potrafi wstawić osiemdziesięciu produktów do jednego wiersza. Wykrzaczy się na starcie. Tu wchodzi Iterator.

Iterator bierze jedną dużą paczkę i rozrywa ją na pojedyncze sztuki. Jeśli w zamówieniu było pięć książek, Iterator sprawi, że wszystkie moduły stojące za nim wykonają się pięć razy. Raz dla każdej książki. Dzięki temu możesz dodać pięć osobnych wierszy w arkuszu. A co jeśli po tym wszystkim chcesz wysłać do klienta jednego maila z podsumowaniem tych pięciu książek? Musisz użyć Agregatora. Agregator zbiera te pięć pojedynczych przejść z powrotem w jeden ciąg tekstowy. Ustawienie pary Iterator-Agregator to sprawdzian z logiki dla początkujących.

Zastanawiacie się zresztą, dlaczego to na produkcji tak wyje na testach po drodze? Sam się nad tym borykałem dzisiaj u siebie we wtorek. Zapomniałem zamknąć obwodu agregatorem. Skrypt wysłał do klienta osiemdziesiąt osobnych maili. Każdy z jednym produktem z zamówienia. Dział obsługi klienta miał rano gorącą linię.

Router to zupełnie inna bestia. Służy do rozgałęziania ścieżek. Wpada zamówienie. Router sprawdza warunek. Jeśli klient zapłacił z góry, puszcza dane górną ścieżką do systemu fakturowego. Jeśli klient wybrał pobranie, puszcza dane dolną ścieżką do magazynu z adnotacją o braku wpłaty. Możesz ustawić filtry na każdej ścieżce. To buduje potężną logikę decyzyjną bez pisania instrukcji warunkowych IF/ELSE w kodzie.

Gdzie to środowisko najczęściej leci w kosmos i jak łapać błędy?

Błędy są częścią tej pracy. Serwer zewnętrzny odpowiada kodem 503. Hasło do bazy danych wygasło. Ktoś usunął kolumnę w arkuszu. Make zatrzyma scenariusz i wyśle ci powiadomienie. Ale my nie możemy sobie pozwolić na przestoje w firmach, które obsługujemy. Dlatego stosujemy dyrektywy obsługi błędów podpinane pod newralgiczne moduły.

Najczęściej używamy modułu Break. Jeśli zapytanie HTTP do obcego API odbije się od ściany z powodu chwilowej przerwy technicznej, moduł Break przejmuje ten uszkodzony pakiet danych. Zapisuje go w pamięci podręcznej. Czeka piętnaście minut i próbuje uderzyć ponownie. Robi tak trzy razy. W zdecydowanej większości przypadków API wstaje i proces leci dalej bez naszego udziału. Zmniejszyliśmy w ten sposób liczbę ręcznych interwencji o bez mała prawie osiemdziesiąt procent na plusie uderzając do przodu u wyników miesięcznych.

Inną ścieżką jest dyrektywa Ignore. Stosujemy ją przy pobieraniu zdjęć z zewnętrznych serwerów. Jeśli zdjęcie nie istnieje, nie chcemy blokować całego importu produktu. Moduł Ignore po prostu połyka błąd, udaje, że nic się nie stało i puszcza pustą wartość dalej. Ostrzegam jednak przed nadużywaniem tego rozwiązania. Zignorowanie błędu płatności w bramce to proszenie się o kłopoty prawne.

Swoją drogą, jak przeglądałem dokumentację w zeszłym roku, to większość tych poradników na forach to totalne bzdury, bo nikt nie bierze pod uwagę stref czasowych na serwerach w Czechach. Musiałem ręcznie przesuwać zrzuty o dwie godziny w dół w formacie daty, żeby raporty z Facebook Ads zgadzały się z naszym czasem lokalnym. Tego wam sztuczna inteligencja nie powie.

Co to są Data Stores i kiedy ich używać?

Zamiast trzymać zmienne w zewnętrznych arkuszach kalkulacyjnych, platforma oferuje własne, wbudowane bazy danych. Nazywają to Data Stores. To proste tabele klucz-wartość. Używamy ich do przechowywania tokenów autoryzacyjnych, które odświeżają się co godzinę, albo do zapamiętywania identyfikatorów ostatnio przetworzonych rekordów z bazy MySQL.

Odczyt i zapis do Data Store kosztuje operacje, ale jest znacznie szybszy i stabilniejszy niż uderzanie do API Google Sheets. Google ma dość restrykcyjne limity odpytywania (tzw. rate limits). Jeśli wasz scenariusz przetwarza duże pakiety w pętli i co sekundę strzela do arkusza, Google szybko zablokuje połączenie błędem 429 Too Many Requests. Wewnętrzna baza rozwiązuje ten problem całkowicie.

Make.com kontra Zapier. Dlaczego my wybraliśmy czeski produkt?

Zapier był pierwszy i ma świetny marketing. Ale jest liniowy. Tworzysz tam kroki z góry na dół. Jeśli chcesz zrobić rozgałęzienie, musisz płacić za droższe plany, a i tak wizualizacja tego przypomina czytanie długiego paragonu ze sklepu. W Make masz płótno. Możesz przybliżać, oddalać, układać moduły w okręgi, przeciągać ścieżki jak na schemacie inżynieryjnym.

Drugi argument to cena. Zapier w podstawowych planach zmusza do liczenia każdej operacji. Tutaj na start dostajesz pulę, która pozwala na obsługę małej firmy bez wyciągania karty kredytowej na wysokie kwoty. Za dziesięć tysięcy operacji miesięcznie w modelu czeskim płacimy ułamek tego, co krzyczy cennik u konkurencji zza oceanu. Przenieśliśmy we wrześniu całą architekturę jednego z klientów B2B na nowe środowisko. Rachunek spadł z trzystu dolarów na ledwie szesnaście. To jest bez mała najgorsza opcja z wszystkich dla księgowych Zapiera.

Oczywiście, są braki. Aplikacja mobilna praktycznie nie istnieje. Wsparcie techniczne potrafi milczeć przez cztery dni, po czym odpisuje linkiem do ogólnej dokumentacji. Jeśli wejdziesz w zaawansowane mapowanie tablic JSON i użyjesz funkcji map(), get(), i pluck() w jednym krótkim wierszu, interfejs potrafi mocno zwolnić w przeglądarce. Wtedy ratuje tylko odświeżenie karty. Czasem po prostu brakuje nam cierpliwości na ich dziwne aktualizacje UI, które potrafią ukryć ważne przyciski pod nowymi podmenu.

Moduł HTTP, czyli wytrych do każdej aplikacji świata

Jeśli jakiegoś systemu nie ma na oficjalnej liście gotowych integracji, to wcale nie oznacza końca pracy. Tu do gry wchodzi moduł „HTTP – Make a request”. To czyste uderzenie w API. Podajesz adres URL endpointu, wybierasz metodę (GET, POST, PUT, PATCH), wklejasz nagłówki autoryzacyjne i ładunek JSON w treści.

Wymaga to umiejętności czytania dokumentacji API dla programistów. Musisz wiedzieć, jak zbudować poprawny obiekt JSON. Często API wypluwa błąd 400 Bad Request, bo zapomniałeś otoczyć wartości tekstowej cudzysłowem, albo wysłałeś string zamiast integera. Zmieniliśmy te zasady na robocie. Zawsze najpierw testujemy uderzenie w Postmanie na sucho. Dopiero jak tam zaświeci się na zielono z kodem 200 OK, przenosimy nagłówki i body do modułu w scenariuszu. To oszczędza nam godziny zgadywania, dlaczego serwer odrzuca zapytanie.

Parsowanie odpowiedzi to kolejny krok. Kiedy uderzasz czystym HTTP, platforma nie wie, jaka jest struktura odpowiedzi. Zwraca surowy tekst. Musisz przepuścić ten tekst przez moduł „JSON – Parse JSON”. Podajesz mu wygenerowaną strukturę danych, a on zamienia ten tekstowy bałagan na ładne, zielone zmienne gotowe do przeciągnięcia do kolejnych kroków. To jest moment, w którym prawdziwie opanowujesz mechanikę przesyłania danych w sieci.

Bezpieczeństwo i zarządzanie uprawnieniami w zespołach

Kiedy wpinasz swoje środowisko automatyzacyjne w systemy księgowe i skrzynki mailowe zarządu, bezpieczeństwo danych staje się tematem numer jeden. Hasła do baz danych i tokeny API leżą zapisane w ustawieniach połączeń. Platforma szyfruje te dane, ale problemem rzadko jest sam serwer dostawcy. Problemem są ludzie w twojej firmie.

Platforma pozwala tworzyć zespoły i nadawać role. Możesz dać pracownikowi dostęp tylko do podglądu historii wykonań, bez możliwości edycji scenariusza. Albo pozwolić mu na budowanie nowych przepływów, ale bez prawa do dodawania nowych autoryzacji do kont zewnętrznych. My zablokowaliśmy u przełożonych w Teamsach możliwość publikowania zmian na produkcji bez zgody architekta głównego. Ktoś kiedyś przez przypadek skasował moduł aktualizujący stany magazynowe. Szukaliśmy przyczyny przez dwa dni, bo historia wersji w darmowych planach jest mocno ograniczona.

A i pamiętajcie o RODO. Przerzucanie danych osobowych klientów przez serwery platformy no-code to przetwarzanie danych powierzonych. Musisz podpisać z nimi Data Processing Agreement (DPA). Na szczęście mają to zautomatyzowane w panelu administracyjnym. Klikasz, wpisujesz dane spółki i generuje się prawny dokument w PDF.

Zmienne systemowe i funkcje matematyczne

To nie jest tylko rurka do przesyłania tekstu. W każdym polu wejściowym modułu masz dostęp do kilkudziesięciu wbudowanych funkcji. Przypominają one te znane z Excela. Możesz zaokrąglać liczby funkcją round(), wyciągać pierwiastki, albo używać funkcji ifempty(), by wstawić wartość domyślną, gdy poprzednia aplikacja nie podała na przykład numeru telefonu.

Szczególnie często używamy funkcji daty i czasu. Zmienna now podaje obecny czas. Używając funkcji addDays(now; 7) generujemy datę ważności faktury na siedem dni do przodu od momentu jej wystawienia. Funkcja formatDate() pozwala zamienić brzydki format maszynowy na coś, co klient przeczyta ze zrozumieniem w mailu, na przykład DD-MM-YYYY. Bez biegłości w tych funkcjach, twoje wiadomości będą wyglądać jak wyplute z terminala bazy danych.

Często korzystamy też z funkcji operujących na tablicach. length() liczy ile elementów ma tablica (przydatne do sprawdzenia, czy koszyk w sklepie jest pusty). map() to absolutny rzeźnik. Pozwala wyciągnąć z wielkiej tablicy obiektów tylko jedną konkretną właściwość, ignorując całą resztę. Redukuje to obciążenie pamięci i przyspiesza działanie pętli.

Narzędzie Make.com (dawniej Integromat) – co to jest i jak automatyzować zadania, to temat rzeka. Przestańcie czytać suche poradniki od producenta. Załóżcie darmowe konto. Zepnijcie swój prywatny kalendarz Google z arkuszem kalkulacyjnym. Zmuście skrypt, by codziennie o ósmej rano wpisywał wam do komórki listę spotkań na dany dzień. Jak to zadziała, sami zrozumiecie, dlaczego my nie wyobrażamy sobie już powrotu do ręcznej pracy na klawiaturze i przepisywania tabelek z ekranu na ekran.

Bibliografia:

1. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości – https://www.parp.gov.pl
2. Ministerstwo Cyfryzacji – https://www.gov.pl/web/cyfryzacja
3. Główny Urząd Statystyczny – https://stat.gov.pl
4. Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa – https://www.nask.pl
5. Urząd Komunikacji Elektronicznej – https://uke.gov.pl