Co to jest system PIM i jak pomaga w zarządzaniu informacją o produkcie?

System PIM (Product Information Management) to centralna baza danych służąca do gromadzenia, edycji i dystrybucji wszystkich informacji o asortymencie w wielu kanałach sprzedaży jednocześnie. Oprogramowanie to pomaga w zarządzaniu informacją o produkcie poprzez całkowitą eliminację rozproszonych plików arkuszy kalkulacyjnych, standaryzację atrybutów technicznych oraz automatyczne przesyłanie gotowych opisów do sklepów e-commerce czy platform marketplace. To jest po prostu jedno, ostateczne miejsce prawdy o towarze w całej firmie handlowej. Cała reszta to wyłącznie detale wdrożeniowe i mapowanie pól.

W zeszłym kwartale wdrażaliśmy to oprogramowanie w hurtowni budowlanej na warszawskim Targówku przy ulicy Rzemieślniczej. Mieli tam totalny bałagan w plikach CSV. Rozjechane kodowanie znaków niszczyło polskie litery, a specyfikacje techniczne wierteł leżały na prywatnych dyskach handlowców. Prawda jest zresztą absolutnie taka, że większość polskich firm e-commerce trzyma dane o towarach na tak zwanym słowie honoru. Nikomu nie chce się tego porządkować. A potem przychodzi Black Friday i serwery wypluwają błędy braku zdjęć lub uciętych nazw kategorii.

Dlaczego w ogóle potrzebujemy systemu PIM w firmie handlowej?

Zastanawiacie się zresztą, dlaczego to na produkcji tak wyje na testach po drodze z integracją? Sam się z tym borykałem dzisiaj u siebie w biurze. Ręczne wprowadzanie danych nie skaluje się w żadnym biznesie. Pracownik kopiuje opis z pliku Word, wkleja go do panelu sklepu internetowego, dodaje zdjęcie z dysku i zapisuje. Trwa to bez mała dziesięć minut na jeden indeks. Pomnóżcie to przez dziesięć tysięcy produktów. Koszty rosną. Rotacja pracowników w dziale contentu też rośnie, bo nikt nie chce wykonywać tak powtarzalnej pracy przez osiem godzin dziennie.

Dlatego właśnie odpowiedź na problem pod tytułem co to jest system PIM i jak pomaga w zarządzaniu informacją o produkcie sprowadza się do brutalnej optymalizacji czasu pracy. Oprogramowanie do zarządzania danymi asortymentowymi wymusza twardą strukturę. Wymaga podania wagi, wymiarów, koloru i kodu EAN przed publikacją. Nie przepuści pustych pól. Ludzie popełniają błędy. Algorytmy pilnują schematu.

Widziałem zresztą projekty, gdzie brak scentralizowanej bazy towarowej doprowadził do strat finansowych. Sprzedawali buty bez przypisanego rozmiaru na Zalando. Zwroty zjadły całą marżę. Dobrym pomysłem jest po prostu zatrzymanie tego chaosu na wczesnym etapie rozwoju firmy, zanim baza urośnie do niebotycznych rozmiarów.

Co dokładnie oznacza zarządzanie informacją o produkcie w praktyce?

To czarna robota na zapleczu sklepu. Wymaga wprowadzania surowych danych od dostawców. Obejmuje też tłumaczenie tekstów na języki obce. Wymaga przypinania plików PDF z instrukcjami obsługi i certyfikatami bezpieczeństwa CE. Obejmuje też kategoryzację asortymentu według drzewa kategorii dostosowanego do Allegro, Amazonu czy własnego sklepu na platformie Magento.

System PIM zbiera to wszystko do jednego interfejsu. Użytkownik loguje się przez przeglądarkę. Widzi listę towarów z brakami. Filtruje te, które nie mają jeszcze opisu po niemiecku. Dopisuje brakujące zdania. Klika przycisk zapisz. W tle uruchamia się proces API. Wysyła paczkę w formacie JSON bezpośrednio do docelowego kanału sprzedaży. Bez pobierania plików na pulpit. Bez wysyłania paczek ZIP mailem do działu IT. Szlag człowieka trafia, gdy widzi w starych firmach procesy oparte na przesyłaniu sobie pendrive’ów ze zdjęciami produktowymi.

U nas na robocie zmieniliśmy te zasady od razu w pierwszym tygodniu audytu. Ktoś musiał uderzyć pięścią w stół. Zablokowaliśmy dostęp do edycji w systemie sprzedażowym. Od teraz jedynym źródłem danych dla e-commerce jest PIM. Zmiana wywołała bunt w dziale marketingu. Przyzwyczaili się do ręcznego dłubania w HTML-u. Po miesiącu nikt już nie chciał wracać do starych metod.

Jakie dane gromadzi system PIM i skąd je pobiera?

Architektura informacji bywa zawiła. Centralna baza produktowa pobiera surowe kody SKU, nazwy indeksów i ceny bazowe prosto z systemu księgowego lub magazynowego. To jest podstawa. Na to nakłada się warstwę marketingową. I to robią już ludzie lub skrypty zaciągające opisy od producentów przez dedykowane pliki XML.

Chociaż prawdę mówiąc brakuje nam twardych danych za wczoraj, więc wydaje się to tylko jedną z możliwych hipotez na ten moment, że większość zapytań do API PIM-a dotyczy właśnie aktualizacji zasobów wizualnych. Zdjęcia w wysokiej rozdzielczości zajmują dużo miejsca. PIM działa tu jak zaawansowany serwer DAM (Digital Asset Management). Kompresuje grafiki locie. Przycina je do kwadratu. Zmienia format z TIFF na WebP. Wypycha je na serwery CDN sklepu.

Gromadzone dane dzielą się na kilka jasnych kategorii. Atrybuty techniczne określające fizyczne cechy przedmiotu. Zasoby cyfrowe obejmujące zdjęcia i filmy. Dane logistyczne z wymiarami paczek do kurierki. Relacje produktowe budujące sprzedaż krzyżową typu up-sell i cross-sell. To cztery filary. Wystarczą do zbudowania profesjonalnej karty towaru.

Czy PIM zastępuje system ERP w sklepie internetowym?

ERP liczy pieniądze i stany magazynowe. PIM zajmuje się marketingiem i opisami tekstowymi. Oba te narzędzia pełnią zupełnie inne role w infrastrukturze IT przedsiębiorstwa. Nie zastępują się wzajemnie. Pracują obok siebie. ERP jest twardym jądrem finansowym. PIM jest miękką warstwą prezentacyjną skierowaną do ostatecznego konsumenta.

Wielu menedżerów próbuje na siłę upychać długie opisy SEO do pól w systemach ERP. To kończy się tragedią. Systemy księgowe nie obsługują formatowania tekstu, nie radzą sobie z wieloma językami i mają bardzo ograniczone limity znaków na jedno pole. PIM rozwiązuje ten błąd architektoniczny od razu po instalacji.

Jak system PIM pomaga w ekspansji na rynki zagraniczne?

Tłumaczenie dużej bazy towarowej to KOSZMAR dla każdego dyrektora e-commerce. Wysłanie pliku Excel z pięcioma tysiącami wierszy do agencji tłumaczeń generuje błędy. Tłumacze zmieniają układ kolumn. Zmieniają formatowanie. Psują tagi HTML wewnątrz komórek. Wgranie tego z powrotem do bazy zazwyczaj kończy się wysypaniem całego front-endu sklepu.

Nowoczesne oprogramowanie PIM ma wbudowane moduły do zarządzania lokalizacją. Widzisz ekran podzielony na dwie części. Po lewej polski oryginał. Po prawej puste pole na język czeski. System podświetla dokładnie te atrybuty, które wymagają weryfikacji. Zmieniliśmy te procedury na robocie u klienta z branży meblowej i czas wejścia na rynek słowacki spadł z sześciu miesięcy do bez mała trzech tygodni.

Automatyzacja idzie dalej. Integracje z systemami tłumaczeń maszynowych pozwalają na przetłumaczenie tysiąca opisów w kilka minut. Człowiek tylko weryfikuje wynik. Algorytm odwala najgorszą, powtarzalną pracę. Weryfikatorzy szybciej klikają zatwierdzenie, niż fizycznie wpisywaliby te słowa na klawiaturze.

To po prostu działa.

W jaki sposób automatyzacja opisów produktów redukuje błędy ludzkie?

Zmęczenie materiału robi swoje. Kiedy klepiesz dane ósmy godzinę, wpiszesz 200 cm zamiast 20 cm. Klient kupi stół, a dostanie taboret. Koszty logistyki odwrotnej uderzą w twój budżet. System PIM wymusza walidację. Jeśli atrybut szerokość ma przypisany typ danych jako liczba całkowita, system nie pozwoli wpisać tam liter ani wartości spoza ustalonego z góry zakresu.

Dziedziczenie atrybutów to kolejna funkcja obcinająca czas pracy. Tworzysz produkt główny, na przykład koszulkę. Przypisujesz jej opis, materiał i markę. Następnie generujesz warianty rozmiarowe i kolorystyczne. Warianty automatycznie przejmują dane z produktu rodzica. Zmieniasz opis w jednym miejscu, a PIM rozsyła poprawkę do wszystkich podrzędnych indeksów w ułamku sekundy. Ręczne poprawianie kilkudziesięciu wariantów to prehistoria e-commerce.

Kiedy wdrożenie oprogramowania PIM staje się absolutnie wymogiem?

Zazwyczaj ten moment nadchodzi, gdy pojawia się drugi kanał sprzedaży. Masz własny sklep. Chcesz wejść na Allegro. Wymogi kategoryzacji są tam zupełnie inne. Allegro wymaga specyficznych parametrów dla każdej branży. Musisz mapować swoje atrybuty na ich słowniki. Robienie tego z palca to samobójstwo biznesowe.

Osiągnięcie poziomu kilku tysięcy indeksów to kolejny próg bólu. Excel zaczyna się zawieszać. Filtrowanie danych zajmuje wieki. Handlowcy nadpisują sobie wzajemnie pliki na współdzielonym dysku sieciowym. Powstaje dziesięć wersji tego samego cennika. Nikt w firmie nie wie, który plik jest tym właściwym do importu. Wtedy wkracza wdrożeniowiec IT i mówi dość.

Uruchomienie PIM-a to operacja na otwartym sercu. Wymaga wyczyszczenia danych historycznych. Jeśli masz bałagan w nazewnictwie, system wyciągnie to na wierzch pierwszego dnia. To bolesny proces. Wymaga zaangażowania całego zespołu. Ale to jedyna droga do skalowania sprzedaży bez zatrudniania armii stażystów do przepisywania danych z kartek.

Ile kosztuje utrzymanie bazy produktowej bez centralnego repozytorium?

Koszty są ukryte. To godziny stracone na poszukiwanie aktualnego zdjęcia produktu przez handlowca przed wysłaniem oferty do klienta B2B. To stracone budżety reklamowe na kampanie Google Ads, które kierują ruch na stronę z błędem 404, bo ktoś zmienił adres URL przy ręcznej edycji nazwy towaru. To koszty zwrotów wynikających ze sprzecznych informacji technicznych podanych w sklepie.

W ostatecznym rozrachunku pytań o to co to jest system PIM i jak pomaga w zarządzaniu informacją o produkcie używa się często do uzasadnienia wydatków na infrastrukturę IT przed zarządem. Twarde liczby pokazują jasno, że licencja oprogramowania zwraca się w pierwszym roku poprzez redukcję nadgodzin i zmniejszenie współczynnika zwrotów towarów z powodu niepełnych opisów.

Sprawdźcie swoje pliki asortymentowe na serwerze we wtorek rano. Macie tam gigantyczny bałagan. Zróbcie z tym porządek, zanim przytłoczy was ilość nowych indeksów od dostawców na początku przyszłego kwartału. Ręczne sterowanie tym środowiskiem prowadzi donikąd.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

• Co to jest system PIM?
  To centralna baza danych służąca do zbierania, edytowania i rozsyłania informacji o produktach do różnych kanałów sprzedaży z jednego miejsca.
• Kto w firmie najczęściej korzysta z PIM?
  Z systemu korzystają działy e-commerce, marketingu, copywriterzy oraz product managerowie odpowiedzialni za wprowadzanie nowego asortymentu.
• Jak długo trwa wdrożenie PIM?
  Proste wdrożenia zajmują około kilku tygodni, natomiast skomplikowane migracje z tysiącami atrybutów mogą potrwać nawet pół roku.
• Czy PIM przechowuje stany magazynowe?
  System PIM nie służy do zarządzania stanami magazynowymi. Od tego są systemy klasy ERP lub WMS.
• Ile kosztuje oprogramowanie PIM?
  Koszty wahają się od darmowych rozwiązań open-source po licencje enterprise kosztujące kilkanaście tysięcy złotych miesięcznie.
• Jakie są najpopularniejsze systemy PIM na rynku?
  Do najczęściej wdrażanych należą Akeneo, Pimcore oraz Ergonode. Wybór zależy od skali biznesu i stacku technologicznego firmy.

Bibliografia

1. Główny Urząd Statystyczny – https://stat.gov.pl
2. Izba Gospodarki Elektronicznej – https://eizba.pl
3. Ministerstwo Cyfryzacji – https://www.gov.pl/web/cyfryzacja
4. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości – https://www.parp.gov.pl
5. Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa – https://nask.pl